W.S.V. Ceres

W.S.V. Ceres hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacy beleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. W.S.V. Ceres houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacybeleid;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als W.S.V. Ceres zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons privacy beleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van verenigingsleden

Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door W.S.V. Ceres verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• (Financiële) administratieve doeleinde
• Communicatie over de evenementen en/of uitnodigingen
• Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht
• Het goed verlopen van de Verenigingsintroductietijd
• Het uitvoering geven aan de lidmaatschapsovereenkomst Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
• De lidmaatschapsovereenkomst

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan W.S.V. Ceres de volgende (bijzondere) persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Adres
• Ouderlijk adres
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Geslacht
• Geboortedatum
• Studie
• IBAN nummer
• Medische gegevens
• Dieet- en/of allergiewensen
• Schoen- en/of kledingmaat
• Pasfoto

Uw persoonsgegevens worden door W.S.V. Ceres opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de looptijd van het lidmaatschap

Verwerking van persoonsgegevens van verenigingsleden

Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door W.S.V. Ceres verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• (Financiële) administratieve doeleinde
• Communicatie over de evenementen en/of uitnodigingen
• Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht
• Het goed verlopen van de Verenigingsintroductietijd
• Het uitvoering geven aan de lidmaatschapsovereenkomst Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
• De lidmaatschapsovereenkomst

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan W.S.V. Ceres de volgende (bijzondere) persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Adres
• Ouderlijk adres
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Geslacht
• Geboortedatum
• Studie
• IBAN nummer
• Medische gegevens
• Dieet- en/of allergiewensen
• Schoen- en/of kledingmaat
• Pasfoto

Uw persoonsgegevens worden door W.S.V. Ceres opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de looptijd van het lidmaatschap

Verwerking van persoonsgegevens van Medewerkers

Persoonsgegevens van Medewerkers worden door W.S.V. Ceres verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De arbeidsovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan W.S.V. Ceres de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Geboortedatum
• Salarisgegevens
• Kopie ID
• BSN-nummer
• Bankgegevens

Uw persoonsgegevens worden door W.S.V. Ceres opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hieronder beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het verzorgen van de internetomgeving van het AVG-programma;
• Het verzorgen van de (financiële) administratie;
• Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
• Het drukken van de Almanak, de Ceres en ander verenigingsdrukwerk
• De verkoop van verenigingsfoto’s

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Almanak

Indien u de lidmaatschapsoverenkomst van de W.S.V. Ceres aangaat, gaat u er mee akkoord dat uw (bijzondere) persoonsgegevens worden gepubliceerd in de jaarlijkse Almanak. Dit jaarboek wordt ieder jaar verspreid onder de leden, reünisten der W.S.V. Ceres en bedrijven die hebben gesponsord.

Bewaartermijn

W.S.V. Ceres bewaart persoonsgegevens het gehele Lidmaatschap voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens W.S.V. Ceres van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen en veranderen deze elk jaar
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Indien het wenselijk is dat een foto die gepubliceerd is op de website verwijderd wordt, kun u een mail sturen naar secretaris@wsvceres.nl. De foto zal dan zo spoedig mogelijk van de website verwijderd worden.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons privacy beleid nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

W.S.V. Ceres

Generaal Foulkesweg 1B 6703 BG

Wageningen Secretaris@wsvceres.nl